محمدرضا کریم زاده،دبیر همایش کشوری هفتم تکریت 11 شد

محمدرضا کریم زاده،دبیر همایش کشوری هفتم تکریت 11 شد

شرح وظایف کمیته همایش

پویایی،نشاط،پشتکار،تعهد به مبانی ارزشی از شاخصه های محمدرضا کریم زاده می باشد

به پیشنهاد دست اندرکاران و آزادگان تهرانی تکریت 11،آزاده سرافراز،محمدرضا کریم زاده،که دارای تحصیلات عالی و از عناصر بسیار فعال،پرتلاش،مثبت،متعهد و کاردان می باشد و در طول مدت اسارت نیز عنصری پویا و مقاوم بوده است بعنوان دبیر هفتمین همایش کشوری وخانوادگی تکریت11 تعیین شد،کمیته همایش بر چگونگی اجرای همایش توسط دبیر نامبرده نظارت دارد.

5. شرح وظایف رئیس کمیته اجرایی همایش(معاون اداری مالی و مدیریت منابع):

1. انتصاب دبیر اجرائی همایش با هماهنگی با رئیس کمیته علمی

2. انتصاب مسئولان خدمات،روابط عمومی،سالن برگزاری، حراست،مالی و رایانه همایش

3. پیش بینی تأمین و تخصیص بودجه لازم برای انجام امور مربوط به برگزاری همایش

4. ابلاغ فرایندهای اجرایی همایش و شرح وظایف مسئولان

5. ارائه گزارش نهایی برگزاری همایش به رئیس همایش

6. جبران خدمات عوامل اجرایی همایش

5. شرح وظایف دبیر همایش

1. تشکیل جلسات با مسئولان و هماهنگی لازم برای اجرای فرایند برگزاری همایش

2. پیگیری امور محوله به مسئولان ذیربط(مسئولان خدمات،روابط عمومی،سالن برگزاری،حراست،مالی و رایانه همایش)

3. اخذ گزارش فعالیت مسئولان همایش از فعالیتهای همایش

4. گزارش انجام مراحل به رؤسای کمیته های علمی و اجرائی

5. ایجاد هماهنگی لازم با رئیس کمیته علمی همایش

6. انجام مکاتبات اداری مربوط به برگزاری همایش

7. پاسخگویی حضوری و تلفنی به شرکت کنندگان

8. پاسخگویی به ایمیلها

9. دریافت چکیده ها و اصل مقالات همایش و پاسخگویی مناسب به ارسال کنندگان

10. مراقبت ویژه بر فرایند برگزاری همایش

11. مراقبت بر تنظیم نور،صدا و تهویه

12. مشخص نمودن جایگاه شرکت کنندگان اعم از مهمانان ویژه و سایر افراد در محل برگزاری همایش و رزرو صندلیها حسب مورد

13. مراقبت به چینش مناسب صندلیها،میز و تریبون

14. مراقبت بر تزئینات سالن برگزاری همایش

15. مدیریت زمانهای برگزاری همایش و اوقات تنفس و پذیرایی

16. هماهنگی با دیگر مسئولان در اجرای هماهنگ و زمان مند برنامه ها

17. نظارت بر عملکرد مجری مراسم و ارائه تذکرهای موردی به مجری مراسم

18. ارائه گزارش نهایی انجام کار به رئیس کمیته اجرایی مراسم

 

5. شرح وظایف مسئول خدمات همایش(رئیس اداره خدمات و نقلیه)

1. تأمین وسیله نقلیه به میزان کافی برای انجام امور همایش به درخواست مسئولان همایش

2. آماده سازی سیستمهای نور و تهویه سالن برگزاری همایش

3. تهیه و تأمین هدایا

4. تهیه اقلام پذیرایی و انجام امور پذیرایی از مهمانان در سالن برگزاری و خارج از آن

5. اجرای برنامه های ایاب و ذهاب مهمانان

6. تأمین و استقرار نیروهای خدماتی در محل برگزاری همایش حسب درخواست مدیر سالن برگزاری همایش

7. اسکان مهمانان در محلهای تعیین شده(اعم از هتل و...)

8. تأمین غذای مهمانان و انجام امور مربوط به سرو غذا در وعده های معین شده

9. انجام امور خدمات عمومی و تنظیف محل برگزاری همایش

10. تنظیم اسناد مالی هزینه های برگزاری همایش جهت ارائه به مسئول مالی

11. ارائه گزارش نهایی انجام امور به رئیس کمیته اجرایی همایش

5. شرح وظایف مسئول حراست

1. انجام مکاتبات لازم با مراجع ذیربط امنیتی و انتظامی همایش

2. تأمین امنیت ایاب و ذهاب مهمانان همایش

3. تأمین امنیت محل برگزاری همایش

4. تهیه گزارش حراستی و ارائه به رئیس همایش

5. تأمین پارکینگ و تضمین امنیت آن برای مهمانان همایش

6. ارائه گزارش انجام امور به رئیس کمیته اجرایی همایش

5. شرح وظایف مسئول روابط عمومی

1. رزرو سالن برگزاری همایش

2. طراحی و چاپ مواردی همچون پوسترها،دعوتنامه ها،کارتهای مسئولان برگزاری،استند،نشان مراسم،بروشورهای همایش (در صورت لزوم به سه زبان)،فرم ارزشیابی همایش، نشانگرهای راهنما،علائم هشدار دهنده و...

3. انجام امور ثبت نام روز همایش و ارائه بسته های همایش

4. انجام تبلیغات محیطی در رسانه های دیداری و شنیداری

5. چاپ و نشر محتویات ارائه شده از سوی کمیته علمی

6. تأمین مترجم،قاری قرآن و مجری

7. تأمین اقلام مورد نیاز اطلاع رسانی و تبلیغات

8. تأمین دستگاه ترجمه همزمان به همراه هدفون برای کارگروه روابط عمومی

9. ارسال پیامهای الکترونیکی و پیامکهای همایش

10. اطلاع رسانی برگزاری همایش از طریق درج در سایت

11. اطلاع رسانی اخبار همایش از طریق سایت همایش و پژوهشگاه

12. ارائه گزارش نهایی انجام امور به رئیس کمیته اجرایی همایش

5. شرح وظایف مسئول رایانه برگزاری همایش(رئیس مرکز رایانه)

1. طراحی سایت همایش

2. طراحی پست الکترونیکی  همایش

3. تجهیز سالن به اینترنت برای استفاده مهمانان همایش

4. استقرار کارشناس رایانه در سالن برگزاری همایش

5. ارائه گزارش نهایی انجام امور به رئیس کمیته اجرایی

    شرح وظایف مسئول امورمالی همایش تأمین و تخصیص اعتبار لازم برای برگزاری همایش

1. بررسی اسناد هزینه های انجام شده

2. ارائه گزارش عملکرد مالی همایش به رئیس کمیته اجرائی همایش